Privacystatement

Ready for Change verzamelt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om je als cliënt zo goed mogelijk te helpen. De verzameling van deze persoonsgegevens dient puur voor de uitvoering van de dienstverlening. Er worden dus geen gegevens verzameld voor andere doeleinden. Ready for Change vraagt pas om bepaalde gegevens, zoals persoonsgegeven dat pas in een later stadium verzameld wordt, op het moment dat dat echt nodig is voor de uitvoer van haar taken.

Ready for Change doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligingen. Hiervoor onderhoudt zij actief een stelsel van samenhangende informatiebeveiligingsmaatregelen. De NEN7510-norm voor informatiebeveiliging is hierbij richtinggevend. Er is sprake van een continu verbeterproces om op de juiste wijze te reageren om actuele risico’s, technische mogelijkheden en wettelijke verplichtingen. Onze persoonsgegevens worden opgeslagen in sterk beveiligde datacentra binnen Nederland.

Wil je meer weten over de beveiligingsmaatregelen die Ready for Change treft? Voor meer informatie kun je contact opnemen met [email protected].

Met de aanmelding bij Ready for Change door jezelf of een zorgverwijzer ontvangt Ready for Change administratieve gegevens en contactgegevens. Vanaf het eerste contact of vanaf de aanmelding wordt er een dossier aangelegd, dat voldoet aan de professionele richtlijnen. Ready for Change vindt het belangrijk dat je inzicht en grip hebt op de gegevens die over je zijn vastgelegd. Wanneer je jouw gegevens wilt inzien of hier iets aan wilt veranderen, kan je dit aangeven bij jouw behandelaar.

Als je denkt dat Ready for Change gegevens over je heeft of bewaart die zij niet zou mogen hebben, of als je een eerder gegeven toestemming wilt intrekken, kan je dit altijd bespreken met jouw behandelaar. Heb je geen behandelaar? Dan kan je een verzoek sturen naar [email protected].

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over je vertellen, of die met jouw in verband kunnen worden gebracht. Het gaat om gegevens die iets zeggen over jou als persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn jouw naam, jouw adres en je contactgegevens zoals e-mailadres en telefoonnummer. Ook je burgerservicenummer (BSN), je geboortedatum en het IP-adres van jouw computer zijn persoonsgegevens. Ook gegevens die iets over jouw persoonlijkheid vertellen, zoals jouw interesses, zijn persoonsgegevens.

Verder kent de wet nog de categorie bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens over je die extra vertrouwelijk zijn. Voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over uw gezondheid, ras, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging en politieke voorkeur.

Verwerken is een begrip uit de Europese privacywetgeving (AVG). Verwerken omvat nagenoeg alles wat gedaan kan worden met persoonsgegevens, van verzamelen tot raadplegen en vernietigen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), artikel 4, beschrijft verwerken als “het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren (samenbrengen) of combineren, afschermen, wissen en vernietigen van gegevens”.

Je kan hierbij denken aan bijvoorbeeld:

• Het bieden van een intake
• Het bieden van een ambulante detox
• Het bieden van individuele behandelingen
• Het bieden van groepsbehandelingen

Het doel van deze taken is behandeling van een verslaving en aan verslaving gerelateerde problematiek. Ready for Change voert deze taken uit in opdracht van jou als de partij waar Ready for Change een overeenkomst mee heeft.

• Om de kwaliteit van de werkzaamheden van Ready for Change te verbeteren, delen de professionals van Ready for Change geregeld hun kennis en werkwijzen met collega-professionals. Hierbij worden er incidenteel casussen en dossiers besproken. Voor delen binnen behandelteam (inclusief vervanging en zaakwaarnemer) geldt een vrijstelling. Voor delen buiten het behandelteam gebeurt dit alleen met gegevens die niet op de persoon herleidbaar zijn danwel zullen we jouw nadere toestemming vragen .
• Daarnaast bouwt Ready for Change rapportages op voor interne analyse en verbetering van de dienstverlening. Deze cliëntdossiers bevatten enkel gegevens die niet tot op de persoon herleidbaar zijn. Daardoor geldt het medisch beroepsgeheim van de AVG niet meer: de rapportages bevatten immers geen persoonsgegevens meer.

Kwaliteitstoetsen worden uitgevoerd op basis van de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’, en waar nodig ‘expliciete toestemming’. Ready for Change voert kwaliteitstoetsen uit om te voldoen aan haar zorgplicht en om de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening hoog te houden.

Ready for Change kan voor intake of behandeling gebruik maken van telefonie of beeldbellen wanneer het door omstandigheden niet mogelijk is om een fysieke afspraak te maken. Ready for Change maakt hierbij gebruik van zorgvuldig geselecteerde IT-voorzieningen, zijnde MicrosoftTeams, Zoom, WeeSeeDoc en Medicore, conform de aanbeveling AP, LVVP en KNMG, zie:

• https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/nieuws/keuzehulp-privacy-bij-videobel-apps
• https://lvvp.info/over/praktijkvoering/coronavirus/corona-opties-beeldbellen/
• https://www.knmg.nl/actualiteit-opinie/nieuws/nieuwsbericht-corona/beeldbellen-tijdens-de-coronacrisis.htm

Met de leveranciers hiervan worden contractuele afspraken gemaakt op het gebied van privacybescherming en informatiebeveiliging. Waar nodig worden extra maatregelen genomen op het gebied van het verzenden en opslaan van persoonlijke data en beveiliging.

Tijdens de behandelfase kan communicatie plaatsvinden via een cliëntportaal. Cliënten kunnen dit cliëntportaal gebruiken via een tweeweg verificatie. De informatie in het cliëntportaal komt voort uit het persoonlijke elektronisch patiëntendossier.

Het kan gebeuren dat je niet tevreden bent over iets dat plaatsvindt binnen de werkzaamheden van Ready for Change. Dan kun je een klachtindienen. Bij de behandeling van jouw klacht gebruikt Ready for Change – voor zover noodzakelijk- je persoonsgegevens om deze klacht te behandelen. Dit geldt ook voor vermoedens van een datake, waarbij jouw persoonsgegevens mogelijk betrokken zijn.

Ready for Change genereert rapportages voor interne analyse om de dienstverlening te evalueren en ten behoeve van het (financeel) beheer van Ready for Change.

Het genereren van rapportages voor interne analyse om onze dienstverlening te evalueren ten behoeve van het (financieel) beheer van Ready for Change wordt uitgevoerd op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang.

Wanneer jij je aanmeldt bij Ready for Change dan zal een medewerker je vragen of er een medisch dossier geopend mag worden. Hierin worden de volgende gegevens vastgelegd:

• NAW-gegevens
• BSN
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Zorgverzekeraar waar je je basisverzekering hebt afgesloten.

Daarnaast creëert Ready for Change voor jou als cliënt een unieke code. In de correspondentie tussen medewerkers van Ready For Change wordt deze code gebruikt om persoonsverwisseling te voorkomen en om te verzekeren dat de juiste personen de juiste informatie ontvangen.

Wanneer je gebruik maakt van de aangeboden intake of behandeling van Ready for Change, dan slaat Ready for Change gegevens op over je gezondheid in het elektronisch patiëntendossier. Dit kan over zowel jouw lichamelijke als over jouw mentale gezondheid gaan. Ready for Change verzamelt deze gegevens om je zo goed mogelijk te adviseren over de juiste behandeling, je de juiste acties te laten uitvoeren en om een dossier op te bouwen dat voldoet aan de wettelijk gestelde eisen. De zorg begint zodra er een Diagnose Behandel Combinatie (DBC) geopend wordt. Een DBC wordt geopend wanneer een zorgverlener voor de eerste keer bezig is met het leveren van zorg. Dat kan zowel face-to-face zijn als niet, bijvoorbeeld voor het bestuderen van op dat moment bekende en relevante gegevens.

Ready for Change heeft een strikt autorisatiemodel als het gaat om de toegang tot persoonsgegevens die binnen het elektronisch patiëntendossier zijn opgeslagen. Dat betekent dat deze gegevens alleen kunnen worden ingezien door medewerkers van Ready for Change die deze gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun taak.

Ook maakt Ready for Change onderscheid tussen medische- en reïntegratiegegevens (in lijn met de Handleiding Privacy Inkomensverzekering), waarbij medische gegevens alleen in te zien zijn door geautoriseerde behandelaren. Daarnaast hebben bepaalde ICT-medewerkers van Zorg van de Zaak Netwerk toegang tot deze gegevens voor het uitvoeren van hun taken. Al deze hebben een aanvullende geheimhoudingsverklaring getekend en houden zich aan de Gedragscode Informatiebeveiliging.

Voorbeeld van medische gegevens zijn: diagnose, medicijngebruik, medische voorgeschiedenis. Voorbeelden van gezondheidsgegevens zijn: middelengebruik, rookgedrag, Seksuele leven (secundaire diagnose), strafrechtelijk verleden (risico inventarisatie), woonvorm, leefsituatie, opleidingsniveau, land van herkomst et cetera.

Het Burgerservicenummer (BSN) wordt bij het aanmelden gevraagd om te kunnen controleren of je een geldige basisverzekering hebt. Om persoonsverwisseling te voorkomen is Ready for Change bij wet verplicht om je BSN te gebruiken in de communicatie met andere zorginstellingen, zoals de huisarts en met instanties zoals verzekeraars, laboratoria en apotheek.

Als jij gebruik maakt van de website van Ready for Change, dan slaat Ready for Change gegevens van je op. Bijvoorbeeld jouw IP-adres, gegevens over je bezoek aan de website en het apparaat waarmee de website bezocht is. Meer informatie kan je vinden in de cookieverklaring onderaan deze pagina.

Een verwijzer, meestal je huisarts, kan je aanmelden bij Ready for Change. De verwijzer geeft een doorverwijzing waarop zaken die zijn wettelijk zijn vastgelegd. De doorverwijzing kan op papier aan jou verstrekt worden of digitaal aan Ready For Change via Zorgdomein. Voor de verwijzer je aanmeldt, heeft deze je toestemming nodig. Een verwijzing kun je ook krijgen van een bedrijfsarts, een arts uit het ziekenhuis of een andere ggz-instelling.

Ready for Change werkt samen met andere partijen, waaronder een laboratorium in het kader van urine onderzoeken en ggz-instellingen met een klinische detoxafdeling . Het is mogelijk dat Ready for Change – met jouw toestemming – gegevens ontvangt van en verstrekt aan deze zorgprofessionals.

Behandelaren zijn medisch en/of klinisch geschoolde professionals die werken bij Ready for Change in het kader van jouw behandeling.  Soms huurt Ready for Change een externe behandelaar in, die dan tijdelijk werkt in opdracht van Ready for Change.  Ook kan een behandelaar op inleen- detacheringsbasis werken in opdracht en onder leiding van Ready for Change.  In dat geval is er juist niet sprake van uitwisselen persoonsgegevens binnen behandelteam (en dus niet sprake van gegevens delen met anderen). Afspraken met deze behandelaren worden vastgelegd in een inleenovereenkomst.

Meestal verwijst een huisarts je door naar Ready for Change. Maar het komt ook voor dat een andere arts dit doet, bijvoorbeeld een behandelaar uit een andere ggz-instelling. Ready for Change informeert jouw huisarts of andere doorverwijzer over de gestelde diagnose en het behandeltraject en informeert deze tevens aan het eind van jouw behandeling. Voorzover dit medische gegevens C betreft  doen wij dit niet zonder jouw toestemming.

Een externe behandelaar
Het kan voorkomen dat Ready for Change niet de volledige behandeling kan uitvoeren. Dat komt voor wanneer je geïndiceerd wordt voor een klinische detoxificatie. Wanneer Ready for Change je doorverwijst naar een externe behandelaar voor een klinische, verstrekt Ready for Change deze behandelaar gegevens over je die hij nodig heeft. Dit gebeurt alleen met jouw expliciete toestemming.

Wil je weten welke gegevens wij delen met de andere ggz-instelling? Vraag dit dan aan je behandelaar. Deze gegevens kunnen per cliënt verschillen, afhankelijk van jouw hulpvraag.

Overheidsinstanties
Ready for Change verstrekt persoonsgegevens aan overheidsinstanties wanneer dit noodzakelijk is voor de wettelijke taken van deze instanties, of wanneer er sprake is van een vitaal belang (voor jou of voor iemand anders) Indien dit gebeurt, dan zal hier altijd toestemming voor gevraagd worden.
Als de wet wordt overtreden of als er hier een vermoeden van is, kan Ready for Change ervoor kiezen om overheidspartijen te informeren. Als er (mogelijke) fraude wordt gepleegd, kan er aangifte worden gedaan bij de politie. Als er een vermoeden is dat kinderen negatief betrokken zijn bij bepaalde situaties, kan Ready for Change een vertrouwensarts of –instantie, zoals Veilig Thuis informeren of een melding doen bij SISA.

De zorgverzekeraar
Alle zorg die Ready For Change levert valt onder de basisverzekering van je zorgverzekering. De zorgverzekeraar ontvangt bij de declaratie jouw BSN en informatie over de aard van de behandeling, deze informatie heet een Diagnose Behandel Combinatie (DBC), zodat de vergoeding kan worden uitgekeerd. Een zorgverzekeraar mag nooit meer informatie opvragen dan strikt noodzakelijk is voor het vergoeden van een declaratie.

Andere bedrijven, als je daarom vraagt
Contactpersonen, zoals naasten of bewindvoerders mogen informatie over de behandeling opvragen wanneer jij daar expliciete toestemming voor hebt gegeven.
Als je dat wilt, kan Ready for Change in specifieke gevallen informatie uitwisselen met andere partijen. Bijvoorbeeld je werkgever of een arts die voor jou een second opinion doet of een advocaat. Dit gebeurt alleen als jij daar om vraagt, met jouw expliciete toestemming. Voor het uitwisselen van informatie met andere partijen kan je contact opnemen met je behandelaar. Heb je geen behandelaar (meer)? Stuur dan een verzoek naar [email protected].

Om te zorgen dat Ready for Change zo effectief en efficiënt mogelijk te werk gaat, zijn sommige diensten uitbesteed aan andere bedrijven. Hierbij kan je denken aan datacentra, archiefbeheerders, bedrijven die software aanbieden, zoals het elektronisch patiëntendossier, het cliëntenportaal en ROM vragenlijsten en web designers. Het genereren van rapportages voor interne analyse ten behoeve van het (financieel) beheer van Ready for Change. Tot slot zijn er partijen die inzage krijgen in gegevens in het kader van certificeringstrajecten, dit wordt altijd eerst aan jou gevraagd en jouw toestemming hiervoor wordt schriftelijk vastgelegd.

Deze externe partijen zijn met zorg geselecteerd. Ready for Change eist van hen dat zij net zo zorgvuldig met privacygevoelige gegevens omgaan als Ready for Change zelf.

Daarnaast kan Ready for Change ook informatie delen met derde partijen in het kader van wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek (inclusief stage opdrachten). In dat geval zorgt Ready for Change ervoor dat de gegevens niet naar cliënten te herleiden zijn. In dat kader kan Ready For Change informatie delen met Overheidsinstanties en collectieve branche organisatie (zoals CBS, Nederlandse Zorgautoriteit, GGZ Nederland en Verbond van Verzekeraars) in het kader van wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek voor niet commerciële doeleinden overeenkomstig art 24 AVG. Hetzelfde geldt voor stage opdrachten van Ready for Change medewerkers. Uitgangspunt hiervoor is in beginsel jouw toestemming danwel dat de persoonsgegevens niet op enig wijze- direct of indirect- herleidbaar zijn. Bij wijze van uitzondering is het mogelijk indien dat in alle redelijkheid niet meer mogelijk of gevergd kan worden, om zonder toestemming in kader van het Algemeen Volksgezondheidsbelang, mits de persoonsgegevens niet direct, maar hooguit indirect herleidbaar zijn naar een individu . Zie pag 101 art 5.11.

Ready for Change houdt een overzicht bij van de partijen met wie zij samenwerkt in het Register Gegevensverwerking. Op verzoek kan een afschrift daarvan worden toegezonden.

Ready for Change besteedt veel aandacht aan de beveiliging van jouw persoonsgegevens. Op regelmatige basis vinden risicoanalyses plaats en wordt gekeken naar nieuwe technologische mogelijkheden of bedreigingen. Ook toetsen we de werking van ons stelsel van informatiebeveiliging. Wij hanteren de NEN 7510-norm en richtlijnen voor informatiebeveiliging.

Het uitgangspunt van Ready for Change is om persoonsgegevens alleen op te slaan in Nederland subsisidiair de Europese Economische Ruimte (EER). Mocht er ooit alsnog informatie worden opgeslagen buiten de EER, dan gebeurt dit pas als Ready for Change heeft vastgesteld dat er sprake is van een beschermingsniveau dat in lijn is met de vereisten van de Privacywetgeving.

Doet er zich – ondanks alle maatregelen – toch een datalek of informatiebeveiligingsincident voor? Dan komt Ready for Change direct in actie om de oorzaak te analyseren, de schade te beperken en de belanghebbenden hierover te informeren.

Ready for Change houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen. Wanneer er geen wettelijke bewaartermijn is, bewaart Ready for Change gegevens niet langer dan voor het uitvoeren van de taak nodig is.

• Wettelijk is Ready for Change verplicht medische dossiers 20 jaar  te bewaren, vanaf de dag van de laatste wijziging in het dossier (of langer indien er een claim of rechtszaak loopt) danwel zoveel korter als Betrokkene vernietiging heeft ingeroepen).
• Wettelijk is Ready for Change verplicht financiële gegevens 7 jaar vanaf einde kalenderjaar te bewaren.
• Niet medische gegevens worden tot maximaal 2 jaar na uitdiensttreding cliënt bewaard
• E-mails worden maximaal 6 maanden bewaard na ontvangst tenzij noodzaak is om langer te bewaren.

Wil je weten welke persoonsgegevens Ready for Change van je heeft? Wil je bepaalde gegevens laten corrigeren of over laten dragen? Of wil je onderdelen uit jouw (medisch) dossier laten vernietigen of je gehele dossier uit de administratie laten verwijderen?

Als je gebruik kunt en wil maken van je rechten, kun je een verzoek sturen naar [email protected] of het verzoek indienen bij je behandelaar. Ready for Change zal aan dit verzoek voldoen, mits de regiebehandelaar zwaarwegende redenen heeft om niet op het verzoek in te gaan. Slechts in uitzonderlijke gevallen mag Ready for Change dit niet. Je ontvangt dan een schriftelijke toelichting.

Voordat Ready for Change je verzoek in behandeling neemt, zal zij je identiteit vaststellen. Dit kan door een bezoek aan de behandelaar te brengen of in bepaalde situaties met een kopie ID. Door de adviseur Beleid en Kwaliteit zal er ook altijd een verficatie plaatsvinden na aanleiding van uw verzoek.

Als (een deel) van je persoonsdossier uit het medisch dossier worden gecorrigeerd of verwijderd, wordt hiervan een aantekening gemaakt. Jouw behandelaar kan je verder vertellen over de mogelijkheden en gevolgen die je verzoek kunnen hebben op het vervolg van jouw behandeling.

Welke rechten heb je als het gaat om de verwerking van jouw persoonsgegevens?

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming staat beschreven welke rechten je hebt als persoon. Kort samengevat zijn dat de volgende rechten:

• Het recht op inzage. Je mag jouw dossier en overige registraties van jouw persoonsgegevens opvragen bij Ready for Change en zelf inzien.
• Het recht op rectificatie en aanvulling. Is informatie onvolledig of onjuist? Dan kan je dit laten aanvullen en/of corrigeren.
• Het recht op beperking van verwerking. Dit houdt in dat Ready for Change (tijdelijk) je gegevens niet mag verwerken.
• Het recht op bezwaar. Wil je dat bepaalde gegevens die Ready for Change van je heeft, niet verwerkt worden? Dan kan je daar bezwaar tegen maken.
• Het recht op dataportabiliteit. Dit betekent dat je de persoonsgegevens die je met Ready for Change gedeeld hebt, ten alle tijden kunt ontvangen in een machineleesbaar formaat, zodat je deze kunt overdragen aan derde partijen.
• Het recht op vernietiging van jou (medisch) dossier of persoonsgegevens (het recht om vergeten te worden). Dit betekent dat alle persoonsgegevens die je vernietigd wilt hebben, verwijderd worden, zolang dit niet in strijd is met de wettelijke verplichtingen waar Ready for Change aan dient te voldoen.

Daarnaast heb je als cliënt onder de AVG, WGBO en de WABPVZ het recht op een kosteloos elektronisch inzage en/of elektronisch afschrift. Dit houdt in dat je kosteloos een elektronisch afschrift kunt opvragen van verwerkte persoonsgegevens die Ready for Change van jou heeft(inclusief de log filing zodat je kunt zien met wie de persoonsgegevens gedeeld zijn, c.q. wie allemaal toegang/inzage heeft gehad). Ready for Change zal aan je verzoek op een recht op elektronisch afschrift voldoen, tenzij de privacy van een ander persoon zwaarder telt dan jouw recht op afschrift.

Ready for Change houdt zich niet alleen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming, maar ook aan andere wetten. Zo is Ready for Change bijvoorbeeld verplicht om medische gegevens twintig jaar lang te bewaren. Het kan dus zijn dat je je beroept op een recht onder de AVG of de WGBO, maar dat Ready for Change dit verzoek moet afwijzen, omdat het in strijd is met een andere wet. Ready for Change zal je hiervan altijd op de hoogte brengen. Als je verzoek deels ingewilligd kan worden, maar ook voor een deel niet, zal Ready for Change je hier ook over informeren.

Ready for Change gaat zo zorgvuldig mogelijk om met jouw persoonsgegevens. Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld dan nodig en er wordt gezorgd voor een zo goed mogelijke beveiliging van deze gegevens. Dat neemt niet weg dat er toch iets mis kan gaan. Ready for Change is zich bewust dat jouw persoonsgegevens dan bij derden kunnen belanden, die niet over deze gegevens zouden mogen beschikken. Bij persoonsgegevens kan dit in extreme gevallen leiden tot stigmatisering of uitsluiting. Als het gaat om identificatiegegevens, zoals naam, geboortedatum en BSN, kan je het risico lopen op identiteitsfraude. Je contactgegevens, met name een e-mailadres, kunnen door een onbevoegde ontvanger worden misbruikt voor spam- of phisingsactiviteiten. Voor Ready for Change is dat reden om bijzonder veel aandacht te besteden aan de beveiliging van jouw persoonsgegevens.

Ben je van mening dat Ready for Change niet correct met jouw persoonsgegevens is omgegaan? Of ben je ontevreden over de dienstverlening van Ready for Change? Dan kan je een klacht indienen door een e-mail te sturen naar [email protected]. Ook kun je een klacht indienen bij Zorg van de Zaak Netwerk via [email protected].

Heb je andere vragen? Neem dan contact op met [email protected] of met jouw specifieke contactpersoon binnen Ready for Change.

Heb je een vraag of klacht over structurele tekortkomingen bij Ready for Change op het gebied van privacybescherming? Dan kan je een bericht sturen naar de Functionaris Gegevensbescherming (FG), de heer J.P. van Schoonhoven. U kunt de FG bereiken door een e-mail te sturen naar [email protected]. Ook kun je een privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan pas nadat je de klacht aan Ready for Change hebt voorgelegd.